Hochzeitsdienstleister koordinieren
An einem Hochzeitstag arbeiten fünf bis zehn Gewerke gleichzeitig: Location, Küche, Service, Fotograf, DJ oder Band, Floristik, oft Trauredner, Videograf und Programmpunkte. Sie brauchen keine Hochzeitsplanerin, aber einen schriftlichen Ablaufplan mit Uhrzeiten, den alle bekommen, und eine Ansprechperson vor Ort, die nicht das Brautpaar ist.
- Beteiligte Gewerke
- fünf bis zehn an einem Tag
- Zentrales Dokument
- ein Ablaufplan mit Uhrzeiten an alle, eine Woche vorher
- Kritische Übergänge
- Fotograf zu Küche, Service zu Programm, alle zum DJ
- Ansprechperson
- nicht das Brautpaar, Nummer steht auf dem Plan
- Planerin sinnvoll ab
- etwa 100 Gästen
Der Ablaufplan als gemeinsames Dokument
Ein einziges Blatt mit Uhrzeiten, Ort und Zuständigkeit, verschickt eine Woche vorher an alle Beteiligten. Darauf gehören auch die Dinge, die zwischen zwei Gewerken liegen: Wann ruft der Fotograf die Gruppenfotos ab, wann serviert die Küche, wann baut der DJ auf, wann beginnt ein Programmpunkt. Genau an diesen Übergängen entstehen die Fehler, nicht innerhalb der Gewerke.
Wer mit wem sprechen muss
Fotograf und Küche. Die Dauer des Shootings bestimmt den Beginn des Dinners. Wenn beide nicht miteinander gesprochen haben, wartet entweder die Küche oder die Gesellschaft.
Service und Programm. Jeder Programmpunkt im Dinner muss in eine echte Servicepause fallen. Siehe Unterhaltung beim Dinner.
DJ und alle anderen. Der DJ hat das Mikrofon und macht die Ansagen – er ist damit faktisch der Regisseur des Abends und braucht den Plan am genauesten.
Die Ansprechperson vor Ort
Eine Person, die Fragen beantwortet, Entscheidungen trifft und erreichbar ist: Trauzeuge, Location-Manager oder Planerin. Ihre Nummer steht auf dem Ablaufplan. Ohne sie landet jede Rückfrage beim Brautpaar, und das verbringt seinen Tag mit Organisation statt mit Gästen.
Häufige Fragen
Braucht man eine Hochzeitsplanerin?
Ab etwa 100 Gästen oder bei einer Location ohne eigenes Personal wird es deutlich entspannter. Darunter reichen ein guter Plan und eine zuständige Person.
Wann verschickt man den Ablaufplan?
Eine Woche vorher, mit einer kurzen Rückmeldeschleife. Änderungen am Vortag erreichen erfahrungsgemäß nicht mehr alle.
Was gehört auf jeden Fall darauf?
Uhrzeiten, Orte, Zuständigkeiten, Telefonnummern und die Pufferzeiten. Und der Hinweis, wer im Zweifel entscheidet.
Wer koordiniert Ihren Tag?
Ich sage Ihnen, welche Absprachen erfahrungsgemäß fehlen.
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